Ma trận Eisenhower là gì? Cách dùng ma trận quản lý thời gian

Ma trận Eisenhower được đặt theo tên người sáng lập ra nó là vị Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower. Đây là một công cụ quản lý thời gian giúp sắp xếp những công việc nào nên ưu tiên thực hiện hiệu quả. Để hiểu hơn về Ma trận Eisenhower là gì, lợi ích cũng như cách ứng dụng phương pháp quản lý thời gian này, cùng GOBRANDING tìm hiểu ngay bài viết dưới đây.

1. Ma trận Eisenhower là gì?

Trước khi tìm hiểu khái niệm về Ma trận Eisenhower là gì, ta sẽ đi vào tìm hiểu khái quát về nguồn gốc ra đời của ma trận quản lý thời gian này. 

Ma trận Eisenhower hay Ma trận quản lý thời gian là một phương pháp giúp việc thực hiện các công việc trở nên có năng suất hơn thông qua việc sắp xếp những công việc theo thứ tự ưu tiên quan trọng để thực hiện trước sau đó lần lượt thực hiện các nhiệm vụ kém quan trọng hơn. 

2. Lợi ích của việc ứng dụng ma trận Eisenhower là gì?

Hằng ngày, chúng ta đều có rất nhiều công việc cần phải giải quyết, vì thế nếu không biết cách quản lý và sắp xếp phân bổ công việc một cách hợp lý thì sẽ dẫn đến tình trạng nước đến chân mới nhảy, nhảy không kịp thì nhiệm vụ coi như chưa được hoàn thành. Có nhiều người thậm chí bị stress, quay cuồng vì có hàng tá công việc phải làm nhưng lại chẳng biết nên bắt đầu từ đâu, dẫn đến làm qua loa cho xong và kết quả kém chất lượng.

Vậy bạn có bao giờ thắc mắc tại sao cùng một khối lượng công việc như nhau mà lại có những người giải quyết rất nhanh chóng, ổn thỏa thậm chí lại có thời gian dành cho bản thân chưa? Mấu chốt của vấn đề này nằm ở chỗ biết cách sử dụng thời gian hợp lý, hiệu quả, biết ưu tiên những công việc quan trọng, khẩn cấp cần giải quyết mà không bị lan man, làm việc không có mục tiêu, và mô hình Eisenhower sẽ chính là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bạn thực hiện điều này. 

Khi áp dụng phương pháp này thì bạn cần tự đặt ra cho mình câu hỏi rằng liệu đâu là công việc khẩn cấp mình cần ưu tiên, nhiệm vụ này có thật sự cần thiết hay là không? Sau đó, điền nó vào từng khung mức độ ưu tiên công việc trong biểu đồ quản lý thời gian để nhìn vào đó bạn có thể biết được mình cần giải quyết công việc nào trước, sau đó lần lượt hoàn thành các nhiệm vụ khác với thời gian tối ưu nhất.

Eisenhower ma trận đặc biệt hữu ích đối với những người thường xuyên không thể hoàn thành mục tiêu công việc đúng thời hạn hoặc những người có khối lượng công việc phải giải quyết quá nhiều trong ngày như quản lý, chủ doanh nghiệp.

3. Phân tích các thành tố của phương pháp Eisenhower

Có 4 cấp độ công việc sẽ ứng với 4 góc trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower được chia theo 2 tiêu chí Khẩn cấp & Quan trọng đó là:

• Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng ưu tiên giải quyết ngay: góc phần tư thứ 1.
• Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp có thể lên lịch để thực hiện sau: góc phần tư thứ 2.
• Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng có thể xem xét ủy quyền cho người khác: góc phần tư thứ 3.
• Nhiệm vụ không khẩn cấp cũng không quan trọng có thể bỏ qua hoặc chỉ thực hiện khi còn dư thời gian: góc phần tư thứ 4.

3.1. Góc phần tư thứ nhất – Giải quyết ngay

Góc phần tư thứ nhất này ứng với những nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng do vậy cần phải giải quyết ngay, thường chiếm từ 15-20% quỹ thời gian. Tại góc này, bạn sẽ đặt những nhiệm vụ nào mang lại giá trị mà nếu không thực hiện nó bạn sẽ không thể hoàn thành mục tiêu của mình và thậm chí dẫn đến nhiều hệ lụy khác. 

Những công việc cần ưu tiên hàng đầu được chia thành các nhóm đó là:

• Công việc xảy đến bất ngờ không trong dự đoán
• Công việc lặp lại hay có thể biết trước sẽ xảy ra
• Công việc chưa xử lý mặc dù sắp đến hạn vì lý do nào đó

Để có thể kiểm soát được những công việc này, bạn cần lên kế hoạch thực hiện trước mỗi ngày, mỗi tuần, thậm chí mỗi tháng, tránh trì hoãn. Bạn có sử dụng nguyên tắc Eat The Frog – hoàn thành những việc khó làm nhất trước tiên. Những công việc khó này hoàn thành sẽ có thể tạo ra cho bạn động lực để tiếp tục thực hiện những nhiệm vụ khác, qua đó giúp tăng tính kỷ luật trong công việc. Với sự chủ động sắp xếp của mình bạn sẽ có thể giảm thiểu đáng kể rủi ro cho nhiệm vụ cấp bách của mình và kết quả đạt được cũng tốt hơn.

3.2. Góc phần tư thứ 2 – Sắp xếp thời gian

Nhóm việc ở góc phần tư thứ 2 này thường ảnh hưởng đến thành công và mục tiêu dài hạn, do vậy cần phải lập một kế hoạch cụ thể và sẽ mất rất nhiều thời gian để thực hiện, chiếm 60- 65% Vì thế, nhiệm vụ ở phần 2 sẽ được dành nhiều thời gian nhất và được thực hiện sau khi các công việc ở phần 1 hoàn thành vì nó có tính quan trọng nhưng chưa khẩn cấp.

Tùy theo nhiệm vụ và mức độ quan trọng khác nhau của công việc mà bạn cần phân bổ thời gian hợp lý và tập trung cao độ để giải quyết. Công việc có mức độ càng quan trọng thì cần thời gian hoàn thành càng nhiều. 

Tuy nhiên, một thách thức đặt ra ở đây đó là bạn không biết được điều gì là quan trọng và đặt mục tiêu cho tương lai của mình để sắp xếp thời gian thực hiện. Do vậy, bạn cứ mải đeo đuổi giải quyết những tình huống khẩn cấp mà không tìm ra giá trị cốt lõi để theo sát mục tiêu. 

Thêm vào đó, những nhiệm vụ ở góc thứ 2 bạn sẽ không bị áp lực về thời gian quá nhiều nên thường dẫn đến vấn đề trì hoãn để ngày mai làm và ưu tiên những công việc ở phần 1, điều này dẫn bạn vào lối mòn lúc nào cũng bận rộn. Để khắc phục điều này bạn cần chủ động lập kế hoạch, có ý chí và kỷ luật để không trì hoãn việc thực hiện những kế hoạch đã đề ra.

3.3. Góc phần tư thứ 3 – Ủy thác

Góc phần tư thứ 3 đó là nhóm công việc tuy khẩn cấp nhưng không quan trọng, cần được hoàn thành ngay, nó chiếm khoảng 10 – 15% quỹ thời gian của bạn để hoàn thành. Tuy nhiên bạn có thể xem xét ủy quyền có người khác thực hiện nếu không có thời gian vì các nhiệm vụ này không ảnh hưởng đến mục tiêu dài hạn của bạn. 

Ủy quyền là cách thức được phần lớn các nhà quản trị áp dụng khi có quá nhiều công việc cần làm và trong đó có những đầu việc không quan trọng có thể giao phó cho cấp dưới xử lý. Điều này vừa giúp cho cấp dưới học được thêm kỹ năng xử lý công việc, còn nhà quản trị thì có thêm thời gian để thực hiện những công việc quan trọng hơn.

Dấu hiệu của những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng:

• Công việc được người khác ủy quyền giải quyết
• Việc phát sinh
• Việc liên quan đến phản hồi thư từ, tin nhắn, email

3.4. Góc phần tư thứ 4 – Bỏ qua

Những công việc không quan trọng và cũng không khẩn cấp được đề cập ở đây chẳng hạn như việc lướt mạng xã hội, tham gia các hoạt động giải trí,… Điều này không giúp ích gì cho mục tiêu dài hạn của bạn nhưng có thể được xem như 1 phần không thể thiếu sau khoảng thời gian hoàn thành những nhiệm vụ ở các nhóm khác để có thể giải trí, thư giãn tinh thần. Tuy nhiên bạn nên chỉ dành cho nó khoảng dưới 5% quỹ thời gian của mình và nếu có thể thì hạn chế hoặc loại bỏ nếu nó ảnh hưởng đến tiến độ công việc của bạn. Hãy ưu tiên hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng trước và sẽ giải trí khi còn thời gian để không trì hoãn, ảnh hưởng đến các công việc quan trọng khác.

4. Cách ứng dụng ma trận quản lý thời gian (Eisenhower Matrix) hiệu quả

4.1. Định hướng mục tiêu công việc rõ ràng

Làm bất cứ công việc gì cũng đều cần có mục tiêu rõ ràng, cụ thể, vì chỉ khi có định hướng thì bạn mới có quyết tâm để thực hiện nó, dễ dàng kiểm tra, giám sát để công việc thực hiện đạt được mục tiêu đề ra. 

Ứng dụng vào việc sử dụng Ma trận quản lý thời gian Eisenhower thì việc định hướng mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn xác định được đâu là công việc quan trọng, khẩn cấp cần được ưu tiên giải quyết trước, việc nào có thể để sau và những nhiệm vụ nào có thể lược bỏ hoặc hạn chế tối đa. .

4.2. Lập danh sách các công việc cần làm chia theo cá nhân và công việc

Hãy tập cho mình thói quen mỗi tối trước khi đi ngủ dành ra một ít thời gian để liệt kê ra những công việc cá nhân và việc chung cần phải giải quyết, sau đó sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên vào sơ đồ quản lý thời gian Eisenhower, gạch bỏ những công việc không thật sự cần thiết. 

Đây là một thói quen tốt giúp cho bạn có những cái nhìn trực quan và tổng thể về những công việc mình cần phải làm, qua đó dễ dàng theo dõi được những công việc nào mình đã thực hiện xong, nhiệm vụ nào tiếp theo cần hoàn thành mà không cần tốn thời gian suy nghĩ mình cần làm gì tiếp theo.

4.3. Phân màu theo cấp độ cho từng công việc mà bạn phải thực hiện

Có 4 cấp độ của công việc đã được trình bày ở trên, tùy theo mức độ và tính chất mà nó sẽ có tính khẩn cấp và ưu tiên khác nhau vì thế bạn nên sử dụng màu sắc để phân tách chúng ra để dễ dàng quan sát, nhận biết.

Nhiều người hay thường nhầm lẫn giữa tính quan trọng và tính khẩn cấp và do vậy chưa xác định được nên bỏ nhiệm vụ đó vào ô màu nào, do vậy GOBRANDING sẽ giúp bạn giải đáp:

• Tính quan trọng: Là những việc có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu dài hạn của chúng ta, nó có thể cần giải quyết gấp hoặc mang tính lâu dài có thể hoàn thành dần.
• Tính khẩn cấp: Là những việc có thể quan trọng hoặc không nhưng đòi hỏi phải giải quyết nhanh nhất có thể nếu không sẽ có thể mang lại nhiều hệ lụy không tốt.

4.4. Tiến hành loại bỏ trước khi tối ưu hóa

Có rất nhiều công việc mặc dù biết là không mang đến giá trị nhiều nhưng bạn vẫn thực hiện vì cảm thấy bứt rứt nếu bỏ đi không thực hiện. Do đó, bạn thường tự nhủ với bản thân rằng dành một ít thời gian để thực hiện cũng không sao, nhưng sau đó lại bị lố giờ, đây là một điều không nên.

Vì thế áp dụng phương pháp quản lý thời gian của Eisenhower sẽ giúp bạn có thể tự đặt ra những câu hỏi và đưa ra câu trả lời để giải quyết nên thực hiện hay bỏ đi những nhiệm vụ đó. Việc nhanh chóng đưa ra quyết định loại bỏ những công việc không quan trọng không phải là sự lười biếng mà nó là một cách rèn luyện cho bạn khả năng phán đoán, đưa ra quyết định để có thể tập trung toàn lực để hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu của mình.

4.5. Đánh giá kết quả công việc sau khi thực hiện

Đánh giá kết quả công việc sau khi thực hiện là một bước làm vô cùng quan trọng sau để kiểm tra và rà soát lại hiệu quả công việc mà bạn đã thực hiện. Việc này có thể thực hiện định kỳ hoặc những công việc mang tính chất dài hạn thì có thể đánh giá sau 1 tuần,1 tháng để đảm bảo công việc của mình đang đi đúng hướng, đáp ứng mục tiêu. Đối với những nhiệm vụ chưa đạt được hiệu quả như mong đợi hay chưa hoàn thành xong có thể sắp xếp tiếp tục triển khai vào ngày hôm sau. 

5. Ví dụ về ma trận quản lý thời gian Eisenhower 

Để giúp bạn có thể dễ dàng hình dung về việc ứng dụng ma trận Eisenhower thì ở phần này, GOBRANDING sẽ đưa ra những ví dụ minh họa cụ thể giải đáp.

5.1. Ví dụ về ma trận quản lý thời gian Eisenhower trong công việc cá nhân

Trong cuộc sống hằng ngày, có rất nhiều công việc mà bạn cần phải hoàn thành, dưới đây là ví dụ về việc sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên của một cá nhân trong 1 ngày như sau:

Góc phần tư thứ 1 bao gồm:

• Hoàn thành báo cáo để ngày mai họp
• Trả lời email thông báo công việc
• Đàm phán ký kết hợp đồng
• Thiết kế hình ảnh cho bài post xuất bản vào ngày mai
• Tham gia cuộc họp định kỳ

Góc phần tư thứ 2 bao gồm:

• Tham dự một sự kiện kết nối
• Đặt vé máy bay
• Thêm cải tiến cho một dự án cá nhân
• Lập kế hoạch kinh doanh/Marketing tuần, tháng, quý hoặc năm
• Training nhân viên
• Xử lý công nợ khách hàng/ nhà cung cấp

Góc phần tư thứ 3 bao gồm:

• Xuất bản bài Blog trên website
• Ghi chép ghi chú cuộc họp
• Gửi email thông báo tham gia cuộc họp
• Đọc sách, học kỹ năng mới

Góc phần tư thứ 4 bao gồm:

• Đọc tin tức
• Tham gia các hoạt động giải trí

5.2. Ví dụ về ma trận quản lý thời gian Eisenhower trong công việc của doanh nghiệp

Ví dụ về ma trận quản lý thời gian Eisenhower ứng dụng trong một bệnh viên thường xuyên tiếp nhận những trường hợp tai nạn, bệnh cần cấp cứu nặng.

Góc phần tư thứ 1: Ưu tiên những trường hợp bệnh nhân bị các bệnh cấp tính, đang phát bệnh nếu không cấp cứu ngay sẽ có thể để lại di chứng hoặc các hệ lụy nguy hiểm khác. Do vậy cần được sắp xếp để tiến hành phẫu thuật càng nhanh càng tốt.

Góc phần tư thứ 2: Những bệnh nhân bị các bệnh ở cấp độ nhẹ hơn tuy nhiên cũng cần được khám và điều trị kịp thời thì có thể sắp xếp lịch hẹn, chờ đến lượt để vào khám vì cần ưu tiên cho các bệnh nhân ở góc phần tư thứ nhất trước.

Góc phần tư thứ 3: Vì đã có quá nhiều ca cần cấp cứu và mổ gấp ở góc phần tư thứ nhất nên các bệnh nhân cũng gặp trường hợp tương tự đưa vào không thể thực hiện mổ được vì không còn phòng thì lúc này bệnh viện có thể tiến hành ủy quyền cho các bệnh viện uy tín khác gần đây để thực hiện cho bệnh nhân, tuy nhiên cũng cần có sự đồng ý của người nhà bệnh nhân.

Góc phần tư thứ tư: Trong lúc bệnh viện đang có rất đông bệnh nhân và nhiều ca khẩn cấp nhưng các nhân viên vẫn dành thời gian để giải lao, lướt mạng xã hội, điều này không phải là xấu vì mọi người đều cần nghỉ ngơi để có tinh thần làm việc. Tuy nhiên thì thời gian này nên dành cho công việc vì đang có những vấn đề gấp và quan trọng hơn cần xử lý. 

6. Kết luận

Ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian nên được biết đến và sử dụng phổ biến hơn nữa với hiệu quả mà nó mang lại. GOBRANDING hy vọng những chia sẻ trên đây về nguồn gốc cũng như khái niệm về Ma trận Eisenhower, lợi ích, ví dụ cụ thể về việc ứng dụng đồ thị quản lý thời gian này có thể giúp bạn nắm được và có thêm một phương pháp hữu ích để áp dụng trong công việc, cuộc sống giúp tối ưu thời gian và thực hiện các công việc của mình chất lượng, hiệu quả hơn.

Tối ưu thời gian để quản lý và phát triển website hiệu quả với dịch vụ SEO đột phá tại GOBRANDING. Đăng ký tư vấn ngay!