Biểu đồ xương cá là gì? Cách vẽ sơ đồ xương cá hiệu quả

Biểu đồ xương cá là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc giải quyết vấn đề, giúp tìm hiểu cặn kẽ nguyên nhân của sự việc và đề ra hướng giải quyết dưới góc nhìn tổng thể nhất. Để tìm hiểu sâu hơn về Biểu đồ xương cá (fishbone diagram) là gì, mục đích sử dụng, cấu trúc và lợi ích của sơ đồ xương cá, đồng thời nắm được cách vẽ mô hình xương cá chính xác nhất, cùng GOBRANDING tìm hiểu ngay qua bài viết này.

1. Tổng quan về biểu đồ xương cá

1.1. Biểu đồ xương cá (Fishbone Diagram) là gì?

Biểu đồ xương cá (Fishbone Diagram), còn được gọi là biểu đồ Ishikawa, là biểu đồ thể hiện mối quan hệ nhân quả. Đây là một phương pháp trong 7 QC Tools – bộ công cụ kiểm tra, giám sát chất lượng. 

Sơ đồ này được gọi là sơ đồ xương cá vì cấu trúc của nó giống như xương cá. Trục xương trung tâm được cho là quá trình gây ra vấn đề. Các xương lớn gắn liền với cột sống đại diện cho các yếu tố chính hoặc các loại chung, trong khi các xương nhỏ và trung bình đại diện cho các nguyên nhân cụ thể, chi tiết. 

1.2. Nguồn gốc của biểu đồ xương cá

Sơ đồ xương cá Ishikawa được đặt theo tên của Tiến sĩ Kaoru Ishikawa, một trong những nhà khoa học quản lý chất lượng hàng đầu thế giới tại Nhà máy đóng tàu Kawasaki và được coi là một nhân vật có công trong quản lý hiện nay. 

Sơ đồ xương cá được sử dụng lần đầu tiên bởi Kaoru Ishikawa tại Nhà máy đóng tàu Kawasaki vào những năm 1960. Ngoài Pareto chart, Flowchart, Scatter diagram, đây là một trong những công cụ để quản lý chất lượng tốt nhất hiện nay. Đồ thị này thể hiện mối quan hệ giữa các nhóm nhân quả tác động hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến một vấn đề. Biểu đồ nhân quả (fishbone diagram) có thể được áp dụng cho các nhu cầu khác nhau: sản xuất, dịch vụ, cải tiến chất lượng, giải quyết vấn đề, v.v.

1.3. Khi nào nên sử dụng biểu đồ xương cá?

Biểu đồ xương cá ishikawa thường được sử dụng khi muốn giải quyết những vấn đề phức tạp xảy ra trong đời sống và hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu tác động của nhiều nguyên nhân, yếu tố khác nhau mà không tìm hiểu cặn kẽ sẽ không thể xác định được bản chất. Ngoài ra, khi muốn tổng hợp thông tin về các ngành, nghề, lĩnh vực kinh doanh thì việc sử dụng mô hình này cũng rất hữu dụng. Sơ đồ xương cá còn được sử dụng khi các nhà quản lý muốn tìm kiếm lý do khiến một quy trình hoặc một thành phẩm thất bại/ không đạt kết quả mong muốn. Thông qua việc ứng dụng sơ đồ tư duy xương cá và lần lượt trả lời các câu hỏi tại sao giúp tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề để khắc phục.

Một trong những ưu điểm lớn nhất của phương pháp biểu đồ xương cá là giúp ta nhìn nhận được tổng thể vấn đề trong mối quan hệ nhân – quả, trong đó hậu quả hay hiện tượng, vấn đề ta đang đối mặt nằm ở vị trí đầu cá, còn các nguyên nhân có thể gây ra hậu quả đó được ghi nhận ở những xương cá.

1.4. Các ứng dụng hỗ trợ vẽ biểu đồ xương cá

Có rất nhiều công cụ và phần mềm vẽ biểu đồ xương cá mà bạn có thể tùy chỉnh theo ý của mình chẳng hạn như vẽ ra giấy, sử dụng Powerpoint, Word,… Trong bài viết này, GOBRANDING sẽ giới thiệu cho bạn 3 ứng dụng giúp hỗ trợ vẽ biểu đồ xương cá nhanh chóng và đẹp mắt: Canva, Creately, Aspose Products.

Canva

Đây là một trong những ứng dụng hỗ trợ thiết kế, chỉnh sửa hình ảnh không còn quá xa lạ đối với học sinh, sinh viên, các Marketer,… Khi sử dụng Canva để vẽ xương cá bạn chỉ cần thao tác đơn giản trên kho mẫu có sẵn, dễ dàng thay đổi hình ảnh, font chữ, màu sắc, hình nền,.. và sau đó chèn nội dung của mình vào. 

Creately và Aspose Products

Tương tự như Canva, 2 công cụ này cũng cho phép bạn thao tác chèn nội dung vào khung xương cá có sẵn, có thể thay đổi hình dạng, màu sắc và tải ảnh lên tùy ý. Tuy nhiên có một hạn chế đó là mẫu không được đa dạng như Canva.

2. Cấu trúc và lợi ích của biểu đồ xương cá (fishbone diagram)

Ở mục này, GOBRANDING sẽ chia sẻ cho bạn về cấu trúc của sơ đồ nhân quả (fishbone diagram) theo 5M1E và những lợi ích khi ứng dụng sơ đồ tư duy xương cá trong giải quyết các vấn đề trong công việc và cuộc sống.

2.1. Cấu trúc của biểu đồ xương cá trong sản xuất kinh doanh

Cấu trúc cơ bản của 1 biểu đồ xương cá ishikawa thường được áp dụng vào trong sản xuất, kinh doanh có dạng 5M1E với 6 yếu tố tất yếu, bao gồm: 

• Materials – Nguyên vật liệu

Nguyên liệu chính là yếu tố đóng vai trò quan trọng nhất vì không có nó sẽ không thể tạo ra thành phẩm. Hơn nữa, người mua hàng thường cân nhắc kỹ với chất liệu sản phẩm nên nếu một sản phẩm không được đánh giá tốt, nguyên vật liệu có thể là nhóm nguyên nhân cần phải xem xét đầu tiên. Nếu sai sót trong việc lựa chọn nguyên liệu sẽ có thể làm giảm chất lượng sản phẩm, uy tín doanh nghiệp, hao chi phí sản xuất.

• Man – Con người 

Trong tất cả các yếu tố, đây là nhóm nguyên nhân khó điều khiển nhất, vì con người có thể tác động trực tiếp hoặc điều khiển máy móc để tạo ra sản phẩm. Do đó, chất lượng sản phẩm cũng có thể bị ảnh hưởng nếu con người không lành nghề. 

• Environment – Môi trường

Môi trường góp phần giúp cho năng suất và hiệu quả lao động của con người được nâng lên nếu được đầu tư và trang bị hợp lý, nên nếu có vấn đề xảy ra thì đây cũng là một nhân tố cần được nhắc đến.

• Machines – Máy móc, thiết bị

Nếu không được nâng cấp và bảo trì thường xuyên dẫn đến hỏng hóc thì đây cũng chính là nhóm nguyên nhân thường ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của con người.

• Methods – Phương pháp

Nếu xảy ra sai sót trong khâu phương pháp / quy trình sẽ dẫn đến những thành phẩm không như mong đợi, hoặc xảy ra những vấn đề gây ảnh hưởng đến các công đoạn khác. 

• Measurement – Đo lường

Việc đo lường và đánh giá luôn không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào/ Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp sẽ có những tiêu chí đánh giá riêng tuy nhiên nếu việc kiểm duyệt thiếu chặt chẽ, cẩn thận cũng sẽ dẫn đến những rủi ro.

2.2. Cấu trúc của biểu đồ xương cá trong ngành dịch vụ

Trong tiếp thị và dịch vụ thường sẽ sử dụng cấu trúc 5P để xác định nguyên nhân của sự thay đổi:

• Product – Sản phẩm
• Price – Giá bán
• Place – Địa điểm
• People – Con người
• Process – Quy trình

2.3. Lợi ích khi sử dụng sơ đồ xương cá trong giải quyết vấn đề

Biểu đồ xương cá (fishbone diagram) giúp sắp xếp các nguyên nhân thành các nhóm một cách có hệ thống bằng cách áp dụng các bước để xác định các nguyên nhân thực tế hoặc tiềm ẩn có thể có tác động. Việc phân tích vấn đề sẽ trở nên dễ dàng hơn khi chia nhỏ vấn đề ra và lần lượt xác định những nguyên nhân nhỏ dựa trên các nhóm lớn. Từ đó giúp tìm ra nguyên nhân sự cố, nhanh chóng có biện pháp khắc phục, phòng ngừa để không làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất. Do vậy, sơ đồ xương cá rất hữu ích giúp tránh mắc những lỗi đã xảy ra.

Quản lý và nhân viên có thể sử dụng biểu đồ nhân quả (fishbone diagram) để đánh dấu những phần cần lưu ý thay vì phán đoán và giải quyết từng phần rời rạc. Việc giải quyết được vấn đề bằng mô hình xương cá thì cần có sự hỗ trợ của nhiều người để tìm ra nhiều ý kiến mới mẻ góp phần nhanh chóng xác định được nguyên nhân sự việc, đồng thời thông qua quá trình làm việc nhóm cùng nhau cũng thúc đẩy tinh thần hợp tác, gắn kết của mọi người với nhau.

3. Cách vẽ biểu đồ xương cá chính xác và hợp lý

Sau khi nắm được cấu trúc cũng như bản chất của mô hình xương cá thì ở phần này, GOBRANDING sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách để vẽ biểu đồ xương cá sao cho chính xác và khoa học. Biểu đồ xương cá sau khi được hoàn tất sẽ cho bạn thấy “bức tranh tổng thể” của vấn đề mà bạn cần phải giải quyết.

3.1. Bước 1: Xác định vấn đề cần giải quyết

Đây chính là bước xác định vấn đề nằm ở phần đầu cá, nêu ra hiện tượng hay hậu quả mà bạn đang nghiên cứu và cần giải quyết. Có thể áp dụng 5W trong các bước này để trả lời các câu hỏi What: vấn đề là gì, Who: ai có liên quan, When: nó xảy ra khi nào, Where: nó xảy ra ở đâu, Why: tại sao nó xảy ra, How: nó xảy ra như thế nào. 

Bạn nên viết vấn đề vào ô bên phải tờ giấy sau đó vẽ một đường ngang chia đôi tờ giấy của bạn, bây giờ bạn sẽ có đầu và xương sống của cá. 

Một số dạng vấn đề cần giải quyết có thể là: 

• Chất lượng sản phẩm: Kích thước sản phẩm hay một một số lỗi sản phẩm gặp phải.
• Kết quả thực hiện: Hiệu suất, thời gian giao hàng, thời hạn giao hàng và hiệu quả không đạt.
• …

3.2. Bước 2: Xác định chi tiết nhất có thể các nhân tố ảnh hưởng

Cố gắng liệt kê tất cả các yếu tố ảnh hưởng có thể được đề cập trong phần 2: vật liệu, máy móc, con người, quy trình/phương pháp, môi trường, đo lường,… Nếu bạn có một nhóm giải quyết vấn đề, bây giờ là lúc để áp dụng các kỹ thuật Brainstorm để giải quyết nó. Đến đây ta đã có những nhóm nguyên nhân cơ bản có thể gây nên vấn đề đang gặp một cách hệ thống.

3.3. Bước 3: Phân tích nguyên nhân có thể phát sinh bởi từng nhân tố

Ứng với mỗi nguyên nhân lớn sẽ có các nguyên nhân nhỏ được vẽ ở các nhánh xương con. Vấn đề càng phức tạp thì các xương con càng nhiều và được chia nhỏ ra thành nhiều cấp khác nhau. Lúc này, các thành viên trong nhóm sẽ lần lượt nêu ra nguyên nhân và xếp nó vào các nhóm phù hợp. Cứ lần lượt thực hiện như vậy cho đến khi không còn ý tưởng nào có thể nêu ra.

3.4. Bước 4: Hoàn thiện và phân tích kết quả sơ đồ

Sơ đồ được tạo trước đó là một danh sách đầy đủ các nguyên nhân có thể xảy ra. Nếu nguyên nhân là quan trọng, hãy viết nó ra bằng bút màu để xác định nguyên nhân chính là gì. Trong số đó, có thể tiến hành thí nghiệm để thu thập dữ liệu, sau đó phân tích và nghiên cứu, sau khi tìm ra nguyên nhân chính thì mới đưa ra các giải pháp xử lý tương ứng.

4. Những điểm cần lưu ý khi sử dụng biểu đồ xương cá

Bên cạnh những lợi ích trong giải quyết vấn đề trong đời sống và sản xuất mà việc ứng dụng sơ đồ xương cá vào mang lại thì cần lưu ý những điểm sau:

• Đối với những vấn đề quá phức tạp thì các nhánh con càng nhiều nên việc trình bày lên sơ đồ xương cá lúc này sẽ trông hơi rối. Hơn nữa, người thực hiện còn có thể bị nhầm lẫn giữa nguyên nhân, kết quả của vấn đề nếu không xác định tốt. Do vậy, cần có sự tham gia và trao đổi của những người có liên quan cùng nhau phân tích, nhìn nhận, trao đổi ý kiến để giải quyết vấn đề một cách triệt để.
• Từng vấn đề nhỏ đặt ra trên mỗi nhánh của xương cá thường được trả lời bằng những nhận định cá nhân mà thiếu đi tính xác thực. Vì vậy khi ứng dụng cần lưu ý kết hợp thêm 5W để xác định nguyên nhân vấn đề một cách tối ưu nhất.
• Người lập ra mô hình xương cá cần biết lắng nghe, tiếp thu ý kiến của những người có liên quan đến vấn đề sau đó tổng hợp và chọn lọc để trình bày lên sơ đồ.
• Sau khi sơ đồ xương cá được xây dựng xong, bạn nên cùng các người liên quan đến vấn đề xem xét lại một lần nữa để bổ sung và chỉnh sửa nếu có sai sót. 

5. Ví dụ về ứng dụng của biểu đồ xương cá trong sản xuất và cuộc sống

Ví dụ biểu đồ xương cá (fishbone diagram) sử dụng để xác định nguyên nhân việc kẹt xe thường xảy ra ở đường vào sân bay Tân Sơn Nhất (hướng Hoàng Văn Thụ) vào buổi chiều.

Đề xuất giải quyết vấn đề sau khi chọn ra những nguyên nhân cốt lõi gồm:

• Ý thức con người kém
• Tuyến đường ngắn nhất tới đường lớn
• Hệ thống giao thông còn kém

6. Kết luận

Biểu đồ xương cá là một phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả và có thể được ứng dụng trong bất kỳ lĩnh vực nào. Miễn là các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề được xác định thì sơ đồ Ishikawa sẽ đạt được mục tiêu của nó. 

Trên đây, GOBRANDING đã chia sẻ cho bạn tổng quan về nguồn gốc, cấu trúc của biểu đồ xương cá, cách vẽ biểu đồ xương cá và các công cụ hỗ trợ giúp thực hiện nhanh chóng, thẩm mỹ hơn. Ở phần cuối, GOBRANDING còn minh họa cho bạn một ví dụ về ứng dụng của sơ đồ xương cá. Hy vọng chia sẻ ở trên đây sẽ giúp bạn có thêm những phương pháp hiệu quả để ứng dụng vào giải quyết vấn đề trong quá trình sản xuất, kinh doanh và cả cuộc sống đời thường của mình.

GOBRANDING – Đối tác tốt nhất để xây dựng và phát triển thương hiệu số. Đăng ký tư vấn ngay!